BIRO BAUAKK DAN UPT

A. Deskripsi

Biro Administrasi Umum, Akademik, Keuangan, dan Kemahasiswaan (BAUAKK) merupakan unsur pelaksana administrasi Institut Nasional Nusantara (INN) Al Farabi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Rektor serta dalam pelaksanaan tugas tertentu berkoordinasi dengan Wakil Rektor sesuai bidang tugasnya.

BAUAKK berfungsi sebagai pusat layanan administrasi dan tata kelola operasional Institut yang mendukung terselenggaranya pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, serta pelayanan kemahasiswaan secara efektif, efisien, tertib, transparan, akuntabel, dan berorientasi pada mutu.

BAUAKK mengintegrasikan layanan administrasi umum, administrasi akademik, keuangan, kepegawaian, dan kemahasiswaan dalam satu sistem tata kelola kelembagaan yang mendukung pencapaian visi, misi, tujuan, dan sasaran strategis INN Al Farabi.

Dalam menjalankan tugasnya, BAUAKK mengembangkan tata kelola administrasi berbasis digital, terintegrasi, responsif, dan berorientasi pelayanan, sehingga mampu memberikan dukungan administratif yang cepat, tepat, terdokumentasi, dan dapat dipertanggungjawabkan kepada pimpinan, fakultas, program studi, dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa, alumni, dan pemangku kepentingan lainnya.

B. Kedudukan

1. BAUAKK merupakan unsur pelaksana administrasi Institut.
2. BAUAKK berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Rektor.
3. Dalam pelaksanaan tugas di bidang tertentu, BAUAKK berkoordinasi dengan Wakil Rektor sesuai bidang masing-masing.
4. BAUAKK memberikan dukungan administratif kepada fakultas, program studi, lembaga, pusat, unit pelaksana teknis, dan seluruh unsur organisasi INN Al Farabi.
5. BAUAKK dalam menjalankan tugasnya berpedoman pada Statuta, peraturan internal Institut, kebijakan Rektor, sistem penjaminan mutu, serta ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

C. Tugas

BAUAKK mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan administrasi umum, akademik, keuangan, kepegawaian, dan kemahasiswaan serta memberikan dukungan administratif bagi penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi dan tata kelola kelembagaan INN Al Farabi.

Dalam melaksanakan tugas tersebut, BAUAKK:

1. menyelenggarakan administrasi umum Institut;
2. menyelenggarakan administrasi akademik;
3. menyelenggarakan administrasi keuangan;
4. menyelenggarakan administrasi kepegawaian;
5. menyelenggarakan administrasi kemahasiswaan;
6. mengelola persuratan dan kearsipan Institut;
7. menyediakan dukungan administratif bagi pimpinan Institut;
8. memberikan dukungan administrasi kepada fakultas, program studi, lembaga, pusat, dan unit pelaksana teknis;
9. mengelola data dan dokumen administrasi Institut;
10. mengembangkan sistem administrasi berbasis teknologi informasi;
11. memastikan tertib administrasi dan dokumentasi kelembagaan;
12. mendukung penyusunan laporan administrasi dan kinerja Institut;
13. memberikan pelayanan administratif kepada sivitas akademika dan pemangku kepentingan; dan
14. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Rektor sesuai dengan bidang tugasnya.

D. Fungsi

Dalam melaksanakan tugas tersebut, BAUAKK mempunyai fungsi:

1. Fungsi Administrasi Umum

BAUAKK melaksanakan fungsi:

• • pengelolaan surat-menyurat;

• • tata naskah dinas;

• • pengelolaan arsip;

• • dokumentasi kelembagaan;

• • administrasi perjalanan dinas;

• • pengelolaan agenda kelembagaan;

• • administrasi rapat dan kegiatan Institut;

• • pelayanan administrasi pimpinan;

• • pengelolaan inventaris administrasi; dan

• • penyediaan layanan administrasi umum bagi seluruh unit kerja.

2. Fungsi Administrasi Akademik

BAUAKK melaksanakan fungsi:

• • administrasi penerimaan dan registrasi mahasiswa;

• • administrasi registrasi akademik;

• • administrasi KRS dan KHS;

• • administrasi perkuliahan;

• • administrasi ujian;

• • administrasi yudisium;

• • administrasi kelulusan;

• • administrasi wisuda;

• • pengelolaan dokumen akademik mahasiswa;

• • pengelolaan data akademik;

• • penerbitan dokumen akademik sesuai kewenangan;

• • pengelolaan administrasi dosen dalam kegiatan pembelajaran; dan

• • dukungan administrasi akreditasi dan pelaporan akademik.

3. Fungsi Administrasi Keuangan

BAUAKK melaksanakan fungsi:

• • administrasi penerimaan dan pengeluaran;

• • administrasi pembayaran mahasiswa;

• • administrasi anggaran;

• • administrasi belanja Institut;

• • pencatatan transaksi keuangan;

• • pengelolaan dokumen pertanggungjawaban keuangan;

• • penyusunan laporan administrasi keuangan;

• • pengendalian administrasi penggunaan anggaran;

• • dukungan administrasi pengadaan barang dan jasa; dan

• • koordinasi pelaporan keuangan sesuai sistem dan ketentuan yang berlaku.

4. Fungsi Administrasi Kepegawaian

BAUAKK melaksanakan fungsi:

• • administrasi data dosen dan tenaga kependidikan;

• • pengelolaan dokumen kepegawaian;

• • administrasi pengangkatan dan pemberhentian pegawai sesuai kewenangan;

• • administrasi kenaikan jabatan dan kepangkatan;

• • administrasi cuti;

• • administrasi absensi;

• • pengelolaan data kinerja pegawai;

• • administrasi pengembangan kompetensi;

• • pemutakhiran database kepegawaian; dan

• • pelayanan administrasi kepegawaian.

5. Fungsi Administrasi Kemahasiswaan

BAUAKK melaksanakan fungsi:

• • administrasi mahasiswa;

• • pengelolaan data mahasiswa;

• • administrasi kegiatan kemahasiswaan;

• • administrasi beasiswa;

• • administrasi prestasi mahasiswa;

• • administrasi organisasi kemahasiswaan;

• • administrasi kegiatan mahasiswa;

• • pengelolaan dokumen kemahasiswaan;

• • pelayanan administrasi mahasiswa; dan

• • koordinasi data kemahasiswaan dengan fakultas, program studi, dan unit terkait.

6. Fungsi Data dan Informasi Administrasi

BAUAKK mengembangkan tata kelola data administrasi yang terintegrasi melalui:

• • pemutakhiran database;

• • integrasi data akademik dan nonakademik;

• • pengelolaan dokumen digital;

• • digitalisasi layanan administrasi;

• • penyediaan data untuk kebutuhan pimpinan;

• • penyediaan data untuk kebutuhan pelaporan institusi;

• • pengamanan dokumen dan data administratif; dan

• • koordinasi dengan UPT Teknologi Informasi (IT Center).

7. Fungsi Pelayanan

BAUAKK mengembangkan sistem pelayanan administrasi yang:

Cepat – Tepat – Ramah – Transparan – Akuntabel – Terintegrasi.

Pelayanan diarahkan untuk menciptakan pengalaman layanan yang baik bagi mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, pimpinan, alumni, dan masyarakat.

E. Ruang Lingkup BAUAKK

Ruang lingkup layanan BAUAKK meliputi:

F. Struktur Internal BAUAKK

Untuk mendukung efektivitas kerja, BAUAKK dapat dikembangkan melalui beberapa bagian/unit layanan sebagai berikut:

1. Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian

Menangani:

• • tata naskah;

• • persuratan;

• • kearsipan;

• • administrasi kepegawaian;

• • data dosen dan tenaga kependidikan;

• • absensi;

• • administrasi jabatan dan kepangkatan; dan

• • layanan administrasi kepegawaian.

2. Bagian Perencanaan dan Keuangan

Menangani:

• • perencanaan anggaran;

• • administrasi keuangan;

• • pembayaran;

• • pengelolaan dokumen keuangan;

• • pertanggungjawaban keuangan;

• • laporan keuangan; dan

• • koordinasi administrasi perencanaan Institut.

3. Bagian Umum

Menangani:

• • pelayanan umum;

• • administrasi sarana dan prasarana;

• • inventaris;

• • kebutuhan operasional;

• • administrasi kegiatan;

• • kebersihan dan ketertiban administratif; dan

• • dukungan operasional kelembagaan.

4. Bagian Akademik dan Kemahasiswaan

Menangani:

• • administrasi akademik;

• • registrasi mahasiswa;

• • data akademik;

• • administrasi perkuliahan;

• • ujian;

• • yudisium;

• • wisuda;

• • administrasi kemahasiswaan;

• • beasiswa; dan

• • dokumentasi prestasi mahasiswa.

G. Prinsip Penyelenggaraan Layanan

BAUAKK menyelenggarakan layanan berdasarkan prinsip:

1. Profesional
Setiap layanan dilaksanakan berdasarkan kompetensi, standar operasional, dan ketentuan yang berlaku.

2. Akuntabel
Setiap proses administrasi dapat dipertanggungjawabkan secara administratif dan kelembagaan.

3. Transparan
Informasi dan prosedur layanan diberikan secara jelas sesuai kewenangan dan ketentuan.

4. Efektif dan Efisien
Pelayanan diarahkan untuk menghasilkan keluaran yang tepat dengan penggunaan sumber daya yang optimal.

5. Terintegrasi
Data dan proses administrasi dikembangkan agar saling terhubung antarunit.

6. Digital
BAUAKK mendorong transformasi layanan administrasi berbasis teknologi informasi.

7. Berorientasi Mutu
Setiap layanan dievaluasi dan ditingkatkan secara berkelanjutan.

8. Berorientasi Pengguna
Pelayanan menempatkan kebutuhan sivitas akademika dan pemangku kepentingan sebagai salah satu dasar pengembangan layanan.